Triệu tập và tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông

Trước khi tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ, Người triệu tập phải thực hiện xong một số công việc sau:

– Thành lập Ban tổ chức Đại hội đồng cổ đông.

– Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp kể từ thời điểm có quyết định triệu tập (lưu ý các trường hợp chuyển nhượng, cổ đông là cá nhân chết,…).

Người triệu tập phải chuẩn bị Danh sách cổ đông đủ điều kiện tham gia và biểu quyết tại đại hội trong vòng 30 ngày trước ngày bất đầu tiến hành Đại hội đồng cổ đông, nếu điều lệ công ty không quy định một thời hạn ngắn hơn.

Lưu ý:

+ Các cổ đông ưu đãi cổ tức, cổ đông ưu đãi hoàn lại không được tham dự cuộc họp ĐHĐCĐ;

+ Trường hợp cổ phần được chuyển nhượng trong thời gian từ ngày lập xong danh sách cổ đông đến ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông thì người nhận chuyển nhượng có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông thay thế cho người chuyển nhượng đối với số cổ phần đã chuyển nhượng.

Gửi Thông báo mời họp bằng phương thức bảo đảm (các phương thức quy định tại Điều lệ) đến các cổ đông có quyền dự họp. Thông báo phải được gửi ít nhất 7 ngày trước ngày họp Đại hội đồng cổ đông (kèm theo Thông báo phải có các tài liệu liên quan đến nội dung họp và Mẫu giấy uỷ quyền, phiếu biểu quyết, một số tài liệu khác theo Điều lệ và Luật Doanh nghiệp 2005).

Lưu ý:

+ Gửi thông báo mời họp đến các cổ đông có quyền biểu quyết tại Danh sách cổ đông đã chốt khi triệu tập.

+ Chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp;

+ Khuyến khích cổ đông đăng ký dự họp sớm để chủ động chuẩn bị địa điểm phù hợp.

Trong thời gian từ khi gửi giấy mời đến khi khai mạc cuộc họp, Người triệu tập phải tiếp tục tiến hành các công việc chuẩn bị như đảm bảo điều kiện ánh sáng, vệ sinh, chỗ ngồi, giải khát, thuận lợi cho việc ăn nghỉ của cổ đông dự họp…. tại nơi họp ĐHĐCĐ, chuẩn bị thẻ biểu quyết cho từng vấn đề dự định biểu quyết…

Chuẩn bị các phương tiện ghi âm, ghi hình nếu cần để làm tư liệu (hoặc là bằng chứng khi cần) về cuộc họp ĐHĐCĐ.

+ Mời Cơ quan đăng ký kinh doanh giám sát đại hội đối với trường hợp cổ đông/nhóm cổ đông triệu tập.

+ Có thể mời cơ quan báo chí nếu cần.

Lưu ý :

Bố trí chỗ ngồi của khách mời và đại biểu tách biệt nhau; các đại biểu là cổ đông ngồi phân biệt với các đại biểu là đại diện theo uỷ quyền của cổ đông.

Các đại biểu phải tiến hành đăng ký việc dự họp ĐHĐCĐ tại Bàn Đăng ký và người phụ trách việc Đăng ký phải có một bản danh sách Cổ đông có quyền dự họp để đối chiếu, theo dõi và điều chỉnh trong trường hợp có chuyển nhượng cổ phần, thừa kế. Người đăng ký dự  họp hợp lệ sẽ được cấp thẻ biểu quyết tương ứng với số vấn đề cần biểu quyết trong chương trình họp.

– Người đăng ký dự họp phải xuất trình Thông báo mời họp, Chứng minh thư/hộ chiếu, giấy tờ chứng minh việc nhận chuyển nhượng cổ phần của Công ty, nhận thừa kế và giấy uỷ quyền (đối với người là đại diện theo uỷ quyền của cổ đông).

– Khi đăng ký dự họp, người dự họp là đại diện theo uỷ quyền của cổ đông là cá nhân/tổ chức phải xuất trình Giấy uỷ quyền (bằng văn bản) có chữ ký của người uỷ quyền (đối với cổ đông cá nhân) hoặc người đại diện theo pháp luật của tổ chức (đối với cổ đông là tổ chức) và chữ ký của người được uỷ quyền.

– Trường hợp, cổ đông có nhiều hơn một người là đại diện theo uỷ quyền tham dự cuộc họp thì trong Giấy uỷ quyền phải ghi rõ số cổ phần được quyền biểu quyết của từng người đại diện theo uỷ quyền.

Lưu ý:

+ Việc đăng ký cho đại biểu tham dự chỉ kết thúc khi tất cả các cổ đông đã tham dự đủ  hoặc việc thu thẻ biểu quyết của vấn đề cuối cùng trong nội dung cuộc họp đã xong.

+ Cổ đông hoặc người được uỷ quyền dự họp đến sau khi cuộc họp đã khai mạc được đăng ký và có quyền tham gia biểu quyết ngay sau khi đăng ký. Chủ toạ không được dừng cuộc họp để những người đến muộn đăng ký; trong trường hợp này, hiệu lực của những biểu quyết đã tiến hành không bị ảnh hưởng

Đại hội đồng cổ đông chỉ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện cho ít nhất 65% cổ phần có quyền biểu quyết.

Trường hợp không có đủ số lượng cổ đông tham dự đạt tỷ lệ 65% ở trên,  Đại hội đồng cổ đông được triệu tập lại trong vòng 30 ngày, kể từ ngày dự định tổ chức đại hội lần thứ nhất. Lúc này, Đại hội đồng cổ đông triệu tập lại chỉ được tiến hành khi có thành viên thanh dự là các cổ đông và những đại diện được uỷ quyền dự họp đại diện cho ít nhất 51% cổ phần có quyền biểu quyết.

Trường hợp cuộc họp triệu tập lần thứ hai không đủ điều kiện tiến thì được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai. Trong trường hợp này, cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông được tiến hành không phụ thuộc vào số cổ đông dự họp và tỷ lệ số cổ phần có quyền biểu quyết của các cổ đông dự họp.

Lưu ý:

+ Hết ba mươi phút kể từ thời điểm ấn định khai mạc đại hội, Ban tổ chức được quyền tuyên bố Đại hội không đủ điều kiện họp khi không có đủ số lượng đại biểu cần thiết quy định ở trên.

+ Trường hợp phải triệu tập lại lần hai, ba, Người triệu tập gửi Thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo như lần đầu.

Chủ toạ điều khiển phiên họp theo nội dung chương trình đã được thông qua, tuân thủ quy chế cuộc họp và các quyền khác theo quy định của pháp luật.

Lưu ý:

Việc thông qua chương trình và nội dung cuộc họp phải đạt tỷ lệ 65% tổng số phiếu biểu quyết có mặt tại cuộc họp thông qua.

Việc biểu quyết được tiến hành bằng cách thu thẻ biểu quyết tán thành nghị quyết, sau đó thu thẻ biểu quyết không tán thành, cuối cùng kiểm phiếu tập hợp số phiếu biểu quyết tán thành, không tán thành, không có ý kiến. Kết quả kiểm phiếu được công bố ngay trước khi bế mạc cuộc họp.

Việc bầu HĐQT và BKS theo phương thức bầu dồn phiếu.

Lưu ý:

Các phiếu biểu quyết của cổ đông tham dự cuộc họp gửi đến Ban tổ chức trước giờ khai mạc cũng được đưa vào kết quả và tổng hợp riêng để báo cáo ĐHĐCĐ.

Biên bản cuộc họp ĐHĐCĐ phải có những nội dung cơ bản như sau:

– Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh;

– Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;

– Chương trình và nội dung cuộc họp;

– Chủ toạ và thư ký;

– Ban Kiểm phiếu;

– Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;

– Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;

– Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;

– Các quyết định đã được thông qua;

– Họ, tên, chữ ký của chủ toạ và thư ký.

Lưu ý:

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, toàn văn nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty

(Lưu ý: Các nội dung ở đây là theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005, khi áp dụng đối với từng trường hợp cụ thể thì ưu tiên áp dụng Điều lệ của Công ty trước)